![]() Parhaita ulkoistuskäytäntöjäUlkoistamisen käskikirjan kirjoittajat jatkavat kirjoittamista, ulkoistusalan parhaiden käytäntöjen ja alan toimijoiden esittelyä ulkoistaminen.fi-sivustolla. Julkaisemme tietoa ulkoistamisesta, ajankohtaisia artikkeleita ja haastatteluita. Erityisenä kiinnostuksen kohteena sivustolla on se, miten ulkoistaa paremmin ja mitä sudenkuoppia ulkoistaessa tulee välttää. Jos sinulla on ulkoistuskokemus, artikkelin aihe tai muuta ajankohtaista kerrottavaa ulkoistamisesta, ota yhteyttä.
Mitä ulkoistaa, miksi ja miten?![]()
Ulkoistamisessa onnistuminen lähtee osaamisesta. Liian usein ulkoistamiselta puuttuu selkeä strategia, ja hankkeet viedään läpi puutteellisesti.Kirja on käytännönläheinen tietopaketti, joka tarkastelee ulkoistamista suomalaisesta näkökulmasta. Kirja käy läpi ulkoistushankkeen elinkaaren vaihe vaiheelta ja kertoo keinot ulkoistusten onnistuneeseen läpivientiin. Ulkoistamisen kokonaiskuvaa täydentävät merkittävien toimijoiden haastattelut.Ulkoistamisessa onnistuminen lähtee osaamisesta. Liian usein ulkoistamiselta puuttuu selkeä strategia, ja hankkeet viedään läpi puutteellisesti. Kirja on käytännönläheinen tietopaketti, joka tarkastelee ulkoistamista suomalaisesta näkökulmasta. Kirja käy läpi ulkoistushankkeen elinkaaren vaihe vaiheelta ja kertoo keinot ulkoistusten onnistuneeseen läpivientiin. Ulkoistamisen kokonaiskuvaa täydentävät merkittävien toimijoiden haastattelut. Ulkoistamisen paneelikeskusteluUlkoistamisen käsikirjan julkistustilaisuudessa käytiin mielenkiintoinen paneelikeskustelu. |
![]() Parempi ulkoistaminenKirjan julkistustilaisuuden paneelikeskustelu, osa 1 Miten ulkoistuksia voidaan yleisesti ottaen parantaa ja ulkoistukset tehdä nykyistä ammattimaisemmin? Kari Partanen, Silta Oy: ´Keskeistä on asiakkaan odotusten asettaminen oikealle tasolle. Jos ongelmia, tarvitaan prosessi, jolla ongelmat kunnostetaan. Jos tavoitteena on hakea kustannustehokkuutta, keskustellaan mistä pitää löytyä. Odotukset pitää asettaa molemmin puolin. Ei voi olla sourcingin hoidettava asia vaan palvelun tuottajan ja vastaanottajan on oltava keskusteluissa. Sitä kautta päästään yhdessä sopimaan mitä ollaan tekemässä. Ammattitaitoa tottakai tarvitaan. Ulkoistus on kuin avioliitto, mutta hieman vaikeampi. Se on yhteistyötä. Se vaatii koko ajan yhteistä kehittämistä.´ Mitä suosituksia omalta osaltasi antaisit ulkoistusten parantamiseksi? Lassi Määttä, Barona Solutions Oy: 'Tavoitteiden asetanta on varmasti tärkeää. Palveluntarjoajalla säilyvät yleensä samat henkilöt sopimusvaiheesta transitioon ja palveluvaiheeseen. Asiakkaalla tämä ei usein ole tilanne. Merkittävä sudenkuoppa on, kun yhteistyön tavoitteet saadaan sopimukseen ja siirrytään jalkauttamaan. Jos henkilöt vaihtuvat asiakkaan puolella, mikä on hyvin tyypillistä, kuinka siirretään tieto siitä mistä ollaan sovittu ja mitä lähdetään tavoittelemaan. Tämän osalta keskeistä on se, miten selkeästi tavoitteet on osattu kuvata sopimuksessa, jotta tieto siirtyy seuraaville toteuttajille.'
![]() Kuvassa: Ilkka Töyrylä, Lassi Määttä ja Kari Partanen
Mitä seikkoja palvelutuotannon tutkimuksissa on tullut esille? Paul Lillrank, Aalto-yliopisto: 'Organisaatioteorian kannalta toiminnan johtaminen tapahtuu hallinnollisen vallan kautta ennen ulkoistamista. Asiantuntijat ja professiot ohjaavat itse itseään. Profession käsite on laimentunut. Jos aikaisemmin lääkärit kuuluivat professioon nykyisin myös apuhoitajat katsovat olevansa profession jäsen. Ulkoistava organisaatio ei ohjaa omia prosessejaan. Ei ole käsitystä siitä miten prosessit menevät, miten niitä pitäisi mitata tai miten niitä pitäisi ohjata. Kun siirrytään administratiivisesta vallankäytöstä sopimusperusteiseen johtamiseen, pelinsäännöt pitää määritellä sopimuksessa. Voisi kuvitella, että homma toimisi tyylillä: 'ottakaa prosessikartat, suunnitelmat ja mittarit ja antakaa ne palveluntuottajalle, niin he tekevät samalla tavalla'. Mutta kun ulkoistavilla tahoilla ei niitä ole. Silloin paljastuu, että tämä on järkyttävästi isompi ongelma kuin kuviteltiin. Koko tuotanto pitää ottaa haltuun aivan eri tavalla ulkoistushässäkän yhteydessä. Ei tarvitse ihmetellä, että se on pikkuisen vaikeaa.' Jukka Airaksinen, Asianajotoimisto Borenius Oy:
'Tässä on tullut loistavia näkökulmia esille. Ulkoistuscaset pitää miettiä liiketoimintatavoitteiden ja business casen näkökulmasta. Jos miettii sopimuksellisesti, juristin rooli on prosessia tukeva. Että saadaan määritettyä osapuolten intressit sopimukseen kirjalliseen muotoon. Saadaan selkeä sopimus, jota myöhemmät lukijat pystyvät ymmärtämään. Se mitä sopimukseen on kirjoitettu on se, mistä osapuolet ovat sopineet. Sopimuksen teko lähtee perusasioita: mitä ollaan ostamassa, mihin hintaan. Kun nämä saadaan kirjattua sopimukseen, meillä on itse asiassa aika hyvä sopimus. Perusasiat pitää laittaa kuntoon. Dialogin käyminen on tärkeää, että nämä asiat saadaan kirjattua.'
Kuvassa: Jukka Airaksinen ja Terhi Nyyssönen
Mitä muuta ulkoistavan yrityksen kannattaisi huomioida? Terhi Nyyssönen: 'Kiinnittäisin huomiota transitiovaiheeseen, jos strategiset linjaukset ovat olemassa, sopimukset laadittu ja SLA:ista päästy sopimukseen. Olin muuten se, joka sanoi, että ne mittarit eivät ole kovin tärkeitä. Olen itse kyllästynyt IT-puolella siihen, että tiketin vastauksen reaktionopeus on ollut 5-10 vuotta se juttu sopimuksissa. Keskustelua käydään, onko se 5, 10 vai 15 minuuttia. Jokainen pystyy rakentamaan sellaisen organisaation, joka vastaa nopeasti. Mutta ovatko vastaukset järkeviä, on se kysymys. Sen vuoksi kritisoin perinteisiä mittareita. Jos nämä asiat ovat kunnossa, pitäisin transitiovaihetta keskeisenä. Siinä rakennetaan pohja yhteistyölle. Jos se epäonnistuu, niin ulkoistuksen edellytykset katoavat. Siinä täytyy haastaa kumpikin puoli nostamaan esille ongelmakohtia. Jos esimerkiksi dokumentaatiota ei ole riittävästi, täytyy pysäyttää juna. Muuten ei tule onnistumisia.'
![]() Kuvassa: Terhi Nyyssönen ja Paul Lillrank
Kuvassa: Jukka Airaksinen, Terhi Nyyssönen, Paul Lillrank ja Riitta Lehikoinen Kuvat: Valokuvaaja - JyriLaitinen.fi |
![]() Ulkoistamisen tulevaisuudennäkymätKirjan julkistustilaisuuden paneelikeskustelu osa 2 Tiistai 23.4.2013 lkka Töyrylä: 'Julkisella sektorilla asia on erityisesti tapetilla. Ulkoistamisessa on esillä off-shore -maiden – Intia ja Kiina – ulkoistusten kilpailukykyisyys. Nythän palkkainflaatio juoksee 10-20, joissain paikoissa jopa 30-40 prosentin, vuosivauhdilla. Tilanne voi muutamassakin vuodessa muuttua hyvin paljon. The Economist julkaisi äskettäin artikkelin, jossa arvioitiin että Kiinan ja USA:n tuotantokustannukset menevät pariteettiin, kun otetaan huomioon kuljetuskustannukset, riskit ym. ja vertailu tehdään USA:n edullisiin osavaltioihin kuten Alabama. Lassi Määttä kirjoitti tuoreeltaan julkiseen sektoriin kohdistuvista haasteista. Miten näet ulkoistamisen kehittyvän julkisella sektorilla?'
![]() Kuvassa: Ilkka Töyrylä Lassi Määttä, Barona Solutions Oy: 'Julkisesta sektorista onkin tullut jo pari kommenttia. Toinen on, että julkisella sektorilla on korruptiota ja sen vuoksi tarvitaan hankintalaki.' Yleisön kommentti: 'Julkinen palvelu tarvitsee monimuotoista palvelutuotantoa. Se on ihan hyvä, että on kilpailua siitä, miten palvelu tuotetaan. Mutta se tasavertainen palveluiden saatavuus tarkoittaa tietenkin koko maan kattavaa palveluiden saatavuutta. Meillä on kolmio Helsinki, Tampere ja Turku, missä on palveluiden tuottajia. Vaikka Suomi on pieni maa, meillä on suuret alueet, joissa ei löydy kilpailijoita. Silloin ollaan siinä tilanteessa, että yksityinen tuottaja saattaa olla määräävässä asemassa. Me tarvitsemme lisää hankinnan osaamista Suomeen. Ehkä lainsäädännön kehittämistäkin. Prosessien hallinta on myös ongelma julkisella sektorilla. Kipukohtana näen tällä hetkellä hankintaosaamisen ja kilpailuttamisen johtamisen.'
![]() Kuvassa: Yleisön edustaja ja Ilkka Töyrylä Paul Lillrank: 'Aivan totta mitä sanot. Tässä pitäisi erottaa toisistaan tuotanto- ja järjestämisvastuu. Sitten tulee lisäksi rahoitusvastuu. Äsken puhuin nimenomaan tuotantovastuusta. Järjestäminen on sitten eri asia. On aivan totta, että jos kunnista tulee enemmän kuin massa-armeijoita, 100 000 miinanpolkijaa, jotka järjestävät tehokkaasti palveluita kuntalaisille, ne tarvitsevat just ostamisen osaamista. Mutta nythän meillä on Ulkoistamisen käsikirjajumankauta, josta asiaa voi opiskella! Siinä olen Ilkan kanssa eri mieltä, että ei tämä aivan yksi yhteen kopioidu julkiselle sektorille. Se vaatisi oman kirjansa. Mutta tämä on hyvä platformi ruveta tekemään sitä julkisen sektorin oppikirjaa.' Jukka Airaksinen, Asianajotoimisto Borenius Oy: 'No kyllä huomasi tätä keskustelua seuratessa, että muutoksia on ilmassa. Elämän ja liike-elämän nopeasyklisyys näkyy ja pitäisi jatkossa vielä enemmän näkyä sopimuksissa. Sillä tarkoitan ennen muuta sitä, että muutostilaisuuksien huomioiminen pitäisi huomioida sopimuksissa. Sopimuskauden aikana voi tapahtua yritysjärjestelyitä, voi tulla divestointeja, scope voi puolittua tai tuplaantua. Nämä ovat erikoistilanteita, joihin sopimuksestakin pitäisi löytyä vastaus. Ennakoimattomien muutosten hallintaan tulisi jatkossa kiinnittää vielä enemmän huomiota. Tämä sen vuoksi, että liike-elämässä mennään koko ajan nopeampisykliseksi. Sopimuskaudet ovat lyhyempiä kuin kymmenen vuotta sitten. Nyt tehdään 3-5 vuoden sopimuksia. Ennen tehtiin 5-7 vuoden sopimuksia.'
![]() Kuvassa: Jukka Airaksinen, Terhi Nyyssönen ja Paul Lillrank
Riitta Lehikoinen: 'Terhiltä kysyisin vielä asiakaspuolen näkokulmaa. Onko jotain, mitä haluaisit antaa palveluntarjoajille neuvoksi - miten tehdä vielä parempia ulkoistuspalveluita asiakkaille.' Riitta Lehikoinen: 'Ajallisesti alamme olla lopuillaan. Tämä on mielenkiintoinen keskustelu, jota voisi jatkaa hyvinkin pitkään. Lopuksi Kari ja Lassi voisivat kommentoida miten näette ulkoistuspalveluiden kasvun liiketoiminta- ja liikevaihtomielessä. Onko ulkoistaminen Suomessa kuihtuva vai kasvava liiketoiminta?'
![]() Kuvassa: Paul Lillrank ja Riitta Lehikoinen Kari Partanen: 'Jos puhun nyt ensin omasta liiketoiminnasta eli palkkaulkoistuksesta, niin mehän ollaan huomattavasti Eurooppaa jäljessä. Jos Euroopassa noin puolet palkkapusseista on ulkoistettu, niin Suomessa olemme noin 20 prosentin paikkeilla. Me olemme koko ajan seuranneet samaa trendiä mitä Euroopassa mennään, mutta olemme joitakin vuosia jäljessä. Tästä näkökulmasta katsoen ulkoistaminen tulee kasvamaan ja uskon siihen myös itse vahvasti. Ulkoistusmarkkinan kehitystä voi miettiä myös yleisesti. Esimerkiksi ICT-puoli, jossa sovellusulkoistuksessa ollaan ihan samalla tavalla jäljessä verrattuna Eurooppaan; kuten monessa muussakin palvelussa. Siivoustoiminnoissa ollaan aika hyvin samalla tasolla.Tässä toimialassa on ulkoistaminen aloitettu kuitenkin niin paljon aikaisemmin. Kyllä minä uskon, että ulkoistustrendi tulee jatkumaan. Kuntasektorilla tullaan ulkoistamaan. Kunnat ovat tehokkuudessa niin paljon jäljessä markkinaa. Jos halutaan laatua ja tehokkuutta parantaa, en näe muuta vaihtoehtoa kuin ulkoistaminen.'
![]() Kuvassa: Lassi Määttä ja Kari Partanen Lassi Määttä: 'En voisi edes sanoa, että kyllä se hiipuva liiketoiminta on, kun itse sitä edustan. Kasvavahan se on. Se mikä on meillä nähtävissä, että ulkoistaminen tulee eri aloilla voimakkaasti. Se tulee logistiikassa ja teollisuudessa. IT on hyvin perinteinen, mutta sielläkin tulee eri muotoja. Trendinä on, että haetaan erilaisia välimaaston ratkaisuja. Kaikki hankkeet eivät olekaan täysin puhtaita ulkoistuksia. On hankkeita, joissa on palasia palveluintegraattorin roolista. Asiakas ottaakin vähän enemmän roolia myös palvelun ohjauksessa, mikä ei ole ihan oppikirjan mukaista. Mutta tämän tyyppisiä tulee eri aloilla. Väitän, että näemme jatkossa eri tyyppisiä ulkoistuksia lisää.' Paul Lillrank: 'Haluaisin tässä lopussa esittää tällaisen moraalifilosofisen näkökulman ulkoistamiseen. Argumentti on, että ulkoistamisen vastakohta on, kuten kaikki tietävät, vertikaalisesti integroitu organisaatio, jossa saman organisaatiohierarkian sisällä tehdään kaikki asiat. Tällaisen organisaation sisällä asiat tehdään käyttämällä hallinnollista, administratiivista valtaa. Sitten kun tämä puretaan, vallankäytön tilalle alkaa tulemaan yhteistoimintaan perustuvaa sopimista, jossa molempien osapuolien pitää päästä yhteisymmärrykseen, että tämä on meille molemmille hyvä juttu. Jos yhteiskunnassa administratiiviseen vallankäyttöön perustuvan toiminnan määrä vähenee ja yhteiseen sopimiseen perustuvan yhteistoiminnan määrä kasvaa, niin sehän tarkoittaa, että sivilisaatio menee eteenpäin, yhteiskunnasta tulee paremmin toimiva ja kaikkien hyvinvointi kasvaa. Tässä mielessä ulkoistaminen on maailman parantamista, elämää suurempi asia!' Riitta Lehikoinen: 'Uskon, että tätä voimakkaampaa lausuntoa ulkoistamisen puolesta ei enää kukaan keksi. Jos meidän kirjallamme pystytään parantamaan maailmaa, on tämä ihan loistavaa. Muutama sana ulkoistaminen.fi-sivustosta. Kuten pari kertaa tuli esille, meillä kirjoittajille jäi hampaankoloon aiheita. Pari uutta aihetta pistin ylös myös teidän puheenvuoroista. Seuraava paikka, jossa Ilkka ja minä näymme, on ulkoistaminen.fi-sivusto, joka on nyt perustettu ja johon tulee lisää sisältöä. Sivusto tulee sisältämään ulkoistusteemaan liittyviä käytännöllisiä ohjeita ja asiantuntevia artikkeleita. Sivusto ei toista samoja asioita kuin kirjassa on, vaan nämä tulevat täydentämään toisiaan. Kiitämme panelisteja ja kiitos myös yleisölle.' Kuvassa paneelikeskustelun osallistujat: Lassi Määttä, Kari Partanen, Jukka Airaksinen, Terhi Nyyssönen ja Paul Lillrank Kuvat: Valokuvaaja - JyriLaitinen.fi
![]() |